Retour d’expérience sur ce projet mené avec la société Linagora

Le contexte

Informatique CDC est un GIE, au capital de 3 millions d’euros, opérateur de services informatiques de la Caisse des Dépôts, de CNP Assurances, de la Caisse Nationale des Caisses d’Epargne, de Caceis et de NATIXIS. Fort de son expertise en conseil, maîtrise d’œuvre et intégration de systèmes et infogérance, il offre un ensemble de services compétitifs aux responsables métiers, aux maîtrises d’ouvrage et aux utilisateurs.

Dans un contexte de volonté de réduction des coûts mais aussi d’amélioration de l’intéroperabilité et de la pérennité du système d’information, Informatique CDC a dressé très tôt une stratégie autour de l’intégration des produits Open Source à son offre de service.

La suite bureautique apparait rapidement comme un composant à inscrire dans cette stratégie. Il s’agit tout d’abord d’un élément de coût traditionnellement important dans la composante poste de travail au travers des licences et autres assurances logicielles. Par ailleurs, les logiciels bureautiques sont à la source du format d’échange le plus usité et ils contribuent à écrire une part importante de la mémoire vive de l’entreprise.

C’est donc tout naturellement que des études d’opportunité et de faisabilité ont été menées dés 2005. Une solution alternative émerge alors rapidement avec OpenOffice.org. Un pilote est alors mis en place pour une centaine d’utilisateur afin de déterminer au mieux les coûts et les moyens nécessaires à la mise en place d’un projet de migration vers la suite bureautique Open Source.

Le projet

C’est dans ce contexte que les objectifs du projet sont fixés : migrer plusieurs Directions d’ Informatique CDC, soit 1200 postes utilisateurs, à OpenOffice.org .

Le projet est planifié sur une durée de 2 années et inclus classiquement une équipe projet dédiée mais aussi une structure de sponsors qui jouent le rôle de véritables relais de proximité avec les équipes. Une politique de conduite du changement est mise en place pour accompagner cette migration, appuyée par une communication constante, des actions de formation et de monitorat et enfin un support renforcé incluant des cellules spécialisées pour traiter les problèmes d’adhérences aux applications historiques et les documents contenant des macros VBA.

Pour l’accompagner dans ce projet d’envergure, Informatique CDC a fait appel aux compétences proposées par LINAGORA, spécialiste dans les problématiques de migration vers OpenOffice.org mais aussi membre actif du projet communautaire.

Les équipes de LINAGORA ont pu intervenir aussi bien en terme d’expertise technique comme sur le packaging de l’application ou encore le support de niveau 2, qu’en terme de conduite du changement avec une sensibilisation des différentes populations, l’aide à la détermination d’indicateurs de suivi et la participation à la conduite du changement en général.

Pourquoi avoir choisi OpenOffice.org ?

La suite Open Source offre un certain nombre de garanties qui la rende crédible aux yeux du monde de l’entreprise :

 Un parrainage fort par des éditeurs reconnus : SUN mais aussi IBM, Novell, Red Flag ;
 Une communauté d’utilisateur étendue et particulièrement active sur le territoire français ;
 Une grande maturité puisque le projet existe depuis plus de 8 ans aujourd’hui ;
 Une garantie d’interopérabilité avec le support du format ODF (ISO26300:2006) ;
 Une transition facilitée avec le support des formats historiques et une interface utilisateur proche des suites connues par les utilisateurs.

Le bilan/résultat

Le bilan de ces deux années est proche puisque la fin du projet est prévue pour juin 2009. La suite Open Office.org est désormais seule installée sur 80% des postes de travail inclus dans la cible, conformément à l’objectif fixé en début de projet. L’utilisation du nouveau format de fichier ODF est désormais une réalité puisqu’il est utilisé pour plus de 60 % dans la création des nouveaux fichiers bureautiques avec une augmentation significative du format PDF pour les communications avec l’extérieur de l’entreprise. En parallèle le volume des incidents associés à la migration s’est stabilisé à un niveau tout à fait supportable d’une cinquantaine d’incidents par mois qui s’orientent principalement vers des demandes concernant l’utilisation du nouveau logiciel. Le projet a également permis de progresser dans la gestion des adhérences entre les applications et les outils bureautiques. En effet, l’usage des formats standardisés est devenue la règle pour les développements internes. D’autre part, une action auprès des éditeurs de nos principaux progiciels est en cours, afin qu’ils positionnent dans leurs road maps l’usage de ces formats standardisés. Au final, ce projet aura vu monter en compétence les équipes d’Informatique CDC sur la problématique de la migration vers une nouvelle suite bureautique mais aussi sur l’Open Source en général et aura permis de faire d’OpenOffice.org une réalité pour le poste de travail du groupe CDC.

L’avenir

Une extension de ce projet passera par un alignement avec la feuille de route d’OpenOffice.org et notamment la version 3.1 du produit actuellement en cours de qualification par les équipes Informatique CDC. Au delà des seuls aspects bureautiques cette migration à permis d’élargir la réflexion globale sur l’évolution du poste de travail. Une liberté nouvelle par rapport au système d’exploitation bien sur, avec la possibilité de concevoir un poste de travail basé sur Linux par exemple, mais aussi une adhérence diminuée au client de messagerie et au final une réflexion simplifiée pour ce qui est des nouvelles technologies de virtualisation et d’allègement du poste de travail."