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Le journal du Libre

Petit Caux se prépare au sans-papier intégral

mercredi 22 mai 2013

La Communauté de communes du Petit Caux est une structure intercommunale française, située dans le département de la Seine-Maritime, région Haute-Normandie, entre Dieppe et Le Tréport. Elle regroupe 18 communes.

Malgré sa taille modeste (18 communes, pour environ 9 000 habitants), la Communauté de communes du Petit Caux est une zone relativement riche et en pleine évolution, avec une population jeune. C’est une collectivité dynamique qui dispose d’un budget important compte tenu de sa taille et de compétences élargies (elle gère un parc d’infrastructures routières et de bâtiments particulièrement important). Un dynamisme qui se traduit également au niveau technologique : effort d’équipement informatique particulièrement important (287 ordinateurs en réseau, 8 serveurs virtualisés), GED performante.

La Communauté de communes du Petit Caux se situe sur une échelle nationale à un niveau statutaire important par l’ampleur des compétences qu’elle exerce : elle couvre la gestion de la petite-enfance, le secteur sportif, la voirie (70 Km de routes), les zones côtières et, de façon plus classique, les zones d’activités économiques, l’office du tourisme, 7 groupes scolaires où l’on compte un millier d’élèves.

M. Albert Pontillon en est le Directeur des Systèmes d’Information, avec en plus une responsabilité sur la téléphonie et l’énergie. Il accumule 27 années d’expérience en informatique dont 18 ans à la Ville de Fécamp et une dizaine d’années en responsabilité au Petit Caux.

Dans un premier temps, un VPN (réseau privé virtuel) apportait un moyen d’accès, mais pas aux courriers. J’ai pu, à l’époque de notre recherche (avant 2006), examiner le fonctionnement de certaines solutions de GED proposées sur le marché et je leur ai trouvé deux gros défauts. D’abord, la modification de la structure des documents intégrés à la GED, qui ne pouvaient plus être lus avec les logiciels d’origine, tels que Word de Microsoft ou Acrobat d’Adobe. En second lieu, le classement, donc ensuite la recherche des documents pouvaient entraîner quelque confusion... par exemple si tel document, disons une facture d’achat, est indexé par le système de GED sur le nom d’en-tête de la société émettrice, et que celle-ci possède plusieurs marques ou entités (Orange / France Télécom), des recherches n’aboutissent pas, ou alors une petite différence dans la saisie du nom recherché déclenche la création de trois ou quatre dossiers pour un même fournisseur, d’où un éparpillement inutile. »

La Communauté de communes met dans sa GED un maximum de documents. « Ma philosophie est que tout document est important », confie Albert Pontillon. « Soit il est objectivement important au premier instant T, soit il peut soudain le devenir alors qu’il paraissait anodin au jour J. Je me rappelle un courrier signalant que l’étal d’un camelot sur le marché débordait sur la chaussée, cela semblait peu de chose ; mais quelques mois plus tard un accident est survenu à cause de cela, et ce courrier devenait une pièce importante. »

Il faut savoir que le passage au Protocole d’Echanges Standard Version 2 (PES V2) sera effectif à la date du 1er janvier 2015. Il oblige à dématérialiser les flux comptables, supprimant la circulation du papier dans le relations comptables avec la Trésorerie Générale (bulletins de paie, factures, compte administratif, budget prévisionnel,...). « Nous allons tout droit vers le sans papier intégral. Nous allons ainsi intégrer une zone parapheur permettant de valider nos documents dans leur avancée au travers du workflow, et notre GED novaxel, qui peut être vue actuellement comme un système d’archives vivantes et dynamiques, est en passe de devenir, en plus, le coffre-fort sécurisé de nos documents. »