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Le journal du Libre

SharePoint : ancêtre de nos intranets ? Quelle alternative open source ?

mercredi 11 mai 2022

SharePoint est-il un ancêtre de nos intranets ou le véritable chef de file d’une nouvelle génération de plateformes collaboratives ? C’est le propos développé dans une tribune d’Experteam. L’occasion d’évoquer la solution open source Twake.

Simplifier la mise en œuvre et les développements autour de SharePoint

L’évolution des modes de travail et l’utilisation de plateformes collaboratives amènent les entreprises à repenser en profondeur leurs dispositifs. Dans ce contexte, SharePoint se positionne comme une référence incontournable au regard de sa performance, de sa position centrale dans l’écosystème Microsoft 365 et de sa capacité à s’adapter aux attentes spécifiques de chaque entreprise. Pour autant, la solution a longtemps fait l’objet de nombreuses critiques. A sa décharge, on ne compte plus le nombre de projets qui n’ont pas su tenir leurs promesses et ont été purement et simplement abandonnés, car jugés trop complexes à mettre en œuvre : manque d’organisation, fonctionnalités limitées appelant le recours à des développements spécifiques et coûteux... Si ce constat est longtemps resté sans appel, il ne constitue toutefois plus une fatalité. À y regarder de près, une multitude de nouvelles possibilités s’ouvrent aux entreprises pour leur permettre de repousser les limites d’utilisation de SharePoint, sans toutefois procéder à des développements complexes souvent synonymes de budgets prohibitifs.

La montée en puissance de solutions pour faire évoluer SharePoint

Parmi ces alternatives : celle de faire appel à une solution qui vient proposer un ensemble de composants complémentaires à SharePoint. L’un des meilleurs exemples du moment est l’usage croissant de solutions sans surcouche, à l’image de la solution Mozzaik365 qui vient enrichir la plateforme avec un large répertoire de fonctionnalités pensées pour faciliter la communication interne, la gestion de la connaissance et permettre aux utilisateurs de collaborer plus efficacement. Prenant la forme d’une extension de SharePoint, la solution permet ainsi aux Chefs de projet, Directions RH ou Communication de mettre en place un trombinoscope ou encore de déployer des outils de recherche avancés dans SharePoint sans aucun développement additionnel. Parfaitement intégrée à Microsoft 365, ce type de solution permet par ailleurs de prévenir les risques en termes de sécurité ou de fuite de données, autrement inhérents à l’utilisation d’une solution tierce.

La nécessité de bien maitriser la finalité et l’évolution

Reste que si ces solutions apportent une réponse à la nécessité de faire évoluer simplement son environnement SharePoint, une autre dimension est également à prendre en compte : celle du conseil et de la mise en œuvre. En effet, pour qu’une solution SharePoint soit adoptée durablement, il est important que celle-ci puisse s’intégrer dans le quotidien des utilisateurs. Elle doit être pensée pour se faire oublier tout en étant indispensable. C’est pourquoi, dès la phase de conception du projet, il apparait comme essentiel de veiller à faire correspondre la fonction à l’usage, et ce, afin de garantir une expérience d’utilisation optimale aussi bien pour l’administrateur/ contributeur que pour l’utilisateur final. Enfin, le succès de la plateforme reste étroitement lié à une dernière étape incontournable : celle de la formation et de la montée en compétences de l’équipe projet.

Alternative open source : Twake

Twake est une plateforme de collaboration open source sécurisée pour améliorer l’efficacité organisationnelle. Elle permet aux équipes d’accéder aux documents, de les organiser et de collaborer de manière transparente, de modifier des documents en temps réel, d’examiner et de partager des fichiers, d’assigner des tâches et des délais et de suivre la progression des projets. La solution est intégrée à Jitsi Meet, OnlyOffice, OpenPAAS et LinShare (partage de documents sécurisé).

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