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Le journal du Libre

L’ANFA dématérialise ses documents avec Alfresco

lundi 23 mai 2011

Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA), l’ANFA rassemble les moyens financiers et techniques pour répondre aux besoins en formation des entreprises et de la population professionnelle de la Branche des Services de l’Automobile.

Elle gère plus de 400 000 documents chaque année, dont la moitié pour la collecte annuelle des contributions de formation professionnelle continue (formulaires, pages de courrier, TIP, chèques, …).

Tout d’abord réalisée manuellement, cette collecte nécessitait, sur une période de 5 mois chaque année (février à juin) un temps et des ressources considérables.

En 2006, face à ces contraintes et aux difficultés de classement et de recherche manuels des documents, l’ANFA décide de dématérialiser et d’automatiser le processus de collecte

Le challenge : optimiser le temps de traitement de la collecte annuelle de la contribution formation professionnelle continue

Les objectifs : réduire le temps de traitement de la collecte et augmenter la rapidité d’encaissement. Il s’agissait également de traiter avec réactivité l’ensemble des relances, réclamations et litiges avec les entreprises.

Pour les atteindre, le projet devait offrir deux solutions : la première permettant le traitement des courriers, la seconde permettant le stockage et la recherche rapide des documents. Pour une meilleure efficacité, la solution devait s’appuyer sur les différents outils de référence : ERP, Extranet.

Mise en œuvre par ACXIO, la solution est associée à des scanners et à une GED, la solution open source Alfresco. La solution ainsi proposée permet d’obtenir de nouvelles fonctions de transformation des documents, de recherche et de stockage.

ACXIO a développé le projet pour l’ANFA en cinq phases correspondant à cinq années successives de collecte. Chaque collecte a été effectuée avec une nouvelle version de l’application, améliorée et ouverte à plus de fonctionnalités et documents, comme par exemple l’amélioration des pages de consultation de documents ou l’authentification par LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), protocole permettant l’interrogation et la modification des services d’annuaire.

Une base de données entreprise a également été refondue et portée dans la même technologie que l’application (passage d’un AS400 à une application Web) lors de la seconde phase de réalisation du projet.